リモートワークの必須ツール「Zoom」の便利機能とは

最近リモートでのイベントごとが増えましたよね！有名な例で言えば青森県の「オンライン青森まつり」かと思います。
この時に使用されたツールは「Zoom」と呼ばれ、インターネットを通じて地方のお祭りを世界へと繋げるイベントとなりました。

Zoomはリモートでの商談や、ライブ会議等に使用され、もはやリモートワークをされている方にとっては常識となりつつあります。

今回の記事ではリモートワークをこれから始めるといった方向けにおススメのライブ配信ツール「Zoom」の紹介や便利機能について記事にしました。

Zoomとは

Zoomは映像や音声を使用して、テレビ会議やリモート商談を実現するライブ配信ツールです。
インターネットに繋がってさえいれば世界中のどの人とも顔を見ながら話をできます。

提供会社：Zoom Video Communications, Inc.
創業：2011年
創立者、CEO：エリック・ヤン（Eric S. Yuan）

MM総研のWeb会議システムの利用シェアの調査によると、「Zoom」のシェアは35％、次いでSkypeが18％、Microsoft Teamsが18％でした。


出典：
2007年にはSkypeで既にテレビ電話機能があったことから、インターネットを通じて映像や音声と共にコミュニケーションをとること自体は珍しい機能ではありません。
Zoomがこれだけ流行ったのには他に理由があります。

ユーザー目線の使いやすさがZoomの魅力

Zoomの特徴としては、使ったことがない人にとって導入までの垣根が低い点にあります。
例えば、Web会議に参加する際にまず、そのツールのことを知らない方はどうやって参加すればいいのか分かりません。
たった一回しか使わないかもしれないツールのためにダウンロードして、メールアドレス認証して、アカウント登録して等、例えよく使うホスト側にとっては些細なことでも、1回くらいのミーティングのためにはやりたくないですよね。

その点PCでZoomを扱う場合は、会議に招待するホストのみZoomアカウントを作っておけば問題ありません。
招待されるゲスト側はホストが招待用のURLを発行し、そのURLさえ持っていれば会議に参加できます。

zoomミーティング招待用のURLの作成方法

では実際招待用のURLの作成方法を説明します。
Zoomアカウント作成後、トップページから「マイアカウント」を選んで左側にある「ミーティング」を選んでください。

次に画面の右側にあるミーティングを「スケジューリング」を選択してください。

ここでミーティングの内容を書きますが、注意点としては参加者が3名以上いる場合はたった40分しかできない点です。

3人以上でミーティングをしたい場合は「プロ」プランなどに参加すればホストは100名まで、ゲストは1000人までミーティングに招待できます。

開催日時やトピック名、タイムゾーンなどの設定が終わったら一番下にある保存を押してください。

その後画面が代わり、真ん中のほうに招待リンクと呼ばれるURLが生成されます。

このURLを招待したい方のメールやチャットツールなどで共有すれば、参加者は簡単に参加できます。

注意点：PC版とスマートフォンで招待された際に必要となる動作が違います。
PC：招待するホスト側のみZoomのアカウント登録が必要で、ゲスト側は招待用URLのみ必要です。
スマートフォンのアプリ：ホスト側もゲスト側もZoomのアプリをダウンロードしておく必要があります。

zoomで便利なクラウドレコーディング機能

ウェブ会議システムの魅力は会議の内容を動画として保存できる点です。
リモートで商談を行う際に言った言わないといったトラブルにならないようにするのに商談の全容を録画しておくことは大事です。

本機能はリモートで不動産関連の重要な説明を行う際には必ず使う機能です。
詳しくは下記の記事を参照してください。
不動産業でもリモートワーク！？IT重説とは？

しかし、動画は容量が大きく、数時間もミーティングをすればかなりの容量になってしまいます。
これでは簡単に遠くにいる同僚と動画を共有することができません。

そこでZoomでは有料会員になればクラウドレコーディング機能を利用できます。

これはZoomを通じて商談など行えば、クラウド上に動画として保存できます。
そしてURLが発行され、そのURLを通じていちいちダウンロードをしなくても動画を再生できます。

なお、容量はプロ以上の標準で1GBしかありませんが、オプションで下記の金額を払えば容量は増やせます。

100GB：5,400円/月　500GB：13,400円/月　3TB：67,200円/月

これだけあればかなりの容量をクラウド上に保管できるため外付けHDなどに頼る必要もなく、どこでもダウンロードや再生ができます。

zoomで字幕？「Vrew」

会議の内容を記録として残しておく方もいますよね。

もし、記録した内容をそのまま書き起こしできれば、まず会議に集中してその後要点だけまとめればいいですよね。

クラウドレコーディングは「プロ」から利用できますが、日本語字幕（トランスクリプト）を付ける機能がありません。
そこで、別のアプリ「Vrew」を使用してみてはいかがでしょうか。

Vrewは無料で使える動画編集ツールでAIで自動で文字起こしをしてくれます。

使い方は簡単で、Vrewを開いたら左側にある「New Project」をクリックしてください。

すると、指定の動画の言語を選べられるので日本語の動画の場合は日本語を選んでください。

後は、勝手にAIが自動で文字起こしをしてくれます。

ただし、AIが起こした字幕は間違っていることも多く、そこは手動で直していく必要があります。

書き起こしのヒントとしては下記のショートカットキーをうまく使うと早く書き起こしができます。
tabを押す：次のパートに行く
Shift+tab：前のパートに戻る
tab+P：再生開始
もう一度tab+p：ビデオの停止

「Export As..」を通じて、Textで保存できます。

この機能をうまく使えば、簡単な議事録を作るのに役立つでしょう。いちいち議事録係を準備しなくても、みんな集中して会議に参加できるため便利です。

終わりに
今回はリモートワーク経験者はよく使うZoomの便利機能について紹介しましたがいかがでしたでしょうか。

初めてミーティングに参加するにもURLを押すだけでいいので簡単です。
クラウドレコーディング機能やその他のツールと組み合わせれば簡単にミーティングの内容など書き起こすこともできます。

もし値段やクラウドレコーディング等知らなかった会社の方が是非導入されては如何でしょうか。