テレワークのタスク管理が楽！？お勧めツール「Trello」とは

テレワーク中はスタッフが目の前にいないので管理が難しいですよね。
まして人数が多いと誰がどのタスクを抱えているのか把握するのが難しくなるかと思います。こういう時は自力で管理するのではなく、ツールに頼ってタスク管理するほうが視覚的にスタッフを管理できるのでやりやすくなるでしょう。今回は無料で使えるタスク管理ツールである「Trello」の機能を紹介いたします。

■「Trello」とはどんなタスク管理ツールなのか？

テレワークで必要とされるツールはチャットツールやリモートアクセスツール等多岐にわたります。
どんな種類があるのかは下記の記事を参考にしていただけますか。

これがあると仕事が捗る！リモートワーク必須のアプリ5選

「Trello」はクラウド上で「ボード」を作成し、そのボード上でやることをカード化してタスクを管理するツールです。

それでは簡単に「ボード」の作り方を説明します。
自分のアカウントを作成後、「Create Board」をクリックします。

ボード名を決めて、「Create Board」をクリック

ボードを作成後、Homeから作られたボードを選択します。

ボードはリストとカードで構成されており、リストの中にカテゴリを作り、そのカテゴリの中に実際に行うべきタスクなどを記入していきます。

おススメのリスト構成としては下記の通りです。
①一定期間内でタスク（やること）を全てを書いたリスト
②今日のタスクリスト
③今作業中のタスクリスト
④実際に終わったタスクリスト

①でやることを全部書き上げ、それを②→③→④とカードを持っていきます。


カードは、左クリックで押したままマウスで移動させれば他のリストへ移動できます。

視覚的に分かりやすく、操作性の優れたタスク管理ツールとなっています。

■メンバーのタスクを管理するには？

自分のタスクだけではなく、スタッフのタスクコントロールをしたいですよね。
本ツールはチームを作成して、メンバーそれぞれにボードを持たせることで、Admin権限を持つアカウントがどのメンバーがどういったステータスにいるのか確認できます。

チームの作り方はボード画面右上にある「＋ボタン」をクリックし、「Create Team」を選択します。



チーム名や、チームのタイプ、チームの概要等記載し、「Continue」を押します。
どのメンバーを招待するかはEmailアドレスを記入してチームに招待することで決まります。


もしチームメンバーの「本日のタスク」にカード（タスク）がなければ、やることリストに管理者がタスクを記載すればいいし、カードを見てあまりに負担が多いと思ったら別のチームメンバーにその業務を振れます。

カードを見ればどれだけのタスクを誰が抱えていて、余力は誰があるのか一目瞭然です。

■ガントチャートで見やすさ、管理のしやすさをUP

TrelloはChromeの拡張機能「Elegantt」を使用すれば自分の作ったボードをガントチャートに簡単に落とし込めます。

ガントチャートのメリットは一つのタスクの全体の「見える化」が実現します。
タスクには長きにわたって時間を要するタスクもあれば、1日で終わるタスクもあります。

ガントチャートを使えばいつそのタスクが終わるのかおおよその予定を立て見ることができるので管理がしやすいです。

Chromeの拡張機能「Elegantt」は下記のURLを通じてインストールできます。

https://elegantt.com/

インストール完了後ボード画面に「Elegantt」をOn/Offできるボタンが表示されます。こちらを”On”にしましょう。

その後、下記の「Elegant」へログインできるようになるので「Login with Trello」をクリックしましょう。



次の画面でElegantt Appのボードへのアクセスを「許可」をクリック。



後は、下記のボタンをクリック一つでガントチャートを導入できます。


ガントチャートの画面は下記の通りです。


日、週、月等で表示方法を変更できますが、見やすいのはWeeksです。



カーソルをタスクの端まで持っていき、左クリックしてマウスを移動させると期間を伸ばしたり短く
できます。


タスクの中心を右クリックして、マウスを移動させればタスクを実行する日付を移動できます。

ここまで全て無料でできます。
ただし、無料では最大で10枚のチームボードしか作成できません。大規模なプロジェクトには大規模なチームが必要で、10枚のチームボードで足りない可能性もあります。

その時は、月額使用料9.99USD/ユーザー（年間契約）のBusiness classを利用しましょう。
これならチーム当たりのボードの数は無制限で使用できます。

終わりに

今回はタスク管理が楽になる「Trello」の紹介の記事でしたがいかがでしたでしょうか。
ガントチャートは存在を知っていてもエクセル等で作成すると結構手間が掛かります。
その点Trelloならタスクを一度洗い出した後は、一瞬でガントチャートにしてくれるので導入が楽です。
是非一度導入してみてください。