テレワークの導入ってどうやるの？改善に役立つPDCAについて

新型コロナウイルス大変ですよね！今社会では未だかつてないほどテレワークが求められていますがスムーズに導入できた会社の話をあまり聞きません。しかし、社内で感染者が万が一出れば業務に支障が出るどころか悪い評判も経ってしまうので早く業務をテレワークに移行したいところです。今回の記事では早くテレワークに移行してしまい、ちょっとずつ業務を改善していきたい社会人の方向けにテレワークの導入方法とその改善方法について記事にしました。是非これを機会にテレワークを導入してみませんか。

テレワークの導入を進める前にやるべきこと

どんなことであれ、新しいことをはじめる前にまずは計画を立てなければなりません。
これは企業としては当たり前のことで、行き当たりばったりに物事を進めても現場が混乱してしまうリスクがあります。テレワークの導入も同じことです。まずはテレワークを導入する前にテレワーク導入前と導入後でどう業務が変わるか想定し、テレワークの導入の目的を明確化しましょう。
テレワークを導入する目的は一般的には下記のようなものが挙げられます。

ーコストダウン
移動費、印刷費、オフィス代等
ーリスク回避
新型インフルエンザ、地震、台風などの有事への備え
ー人材の確保
身体的ハンディキャップを持つ人材の雇用、育児、介護が必要になった社員への対応

このようにテレワーク導入を行う前に、なぜ会社にとってテレワークが必要なのか明らかにして、”ブレない”努力が必要です。
テレワークの導入は簡単ではなく、様々な困難が発生しますが、社員にとっては魅力に感じる方もいいます。簡単に方向性を変えると現場の士気にかかわります。

例えば、新型コロナウイルス対策としてテレワークを導入したものの、数十人規模の役員ミーティングを会社の会議室でやっていては意味がないですよね？パンデミック等のリスク対策を第一に考えるならば社員のミーティングに参加する社員のPCの準備やZoom等のオンライン会議が行えるツールのマニュアル作り等それ相応の準備が必要です。

目的をはっきりさせて、できるだけ必要になることを書き出し、事前に準備しておきましょう。

テレワークを管理するチームを作ろう

テレワークを導入する際、トラブルはつきものです。


例えば、テレワーク用のツールを使用する場合、みんながみんな使えれば問題ないのですが100人もいれば1人か2人とかツールがうまく使えない人が出てきたりします。

理由は単にネットワークの問題だったり、その人自身のITリテラシーが低すぎたりと様々です。

こういったテレワークに関する問題は「テレワークを管理するチーム」を作り、そこに解決させましょう

また、トラブル解決には、各部署のプロがテレワークを管理するチームに一人でも入っていれば心強いです。

例えば、ネットワークの問題なら、インフラ管理を行う部署から一人チームにいればそのまま相談に乗れますし、思わぬ経費の問題が発生した場合にも経理部の方がチームに入っていれば解決がスムーズにいきます。

問題が複雑化しやすいのは、テレワークに詳しい方だけでチームを作るケースです。
リモートワークに使うツールには詳しいけど経理や人の扱い方等その他のことが分からない人でチームを組んだ場合、結局分かる方々（経理部や、人事部等その道のプロ達）にその問題を伝言することになります。

これでは伝言ゲームのようになってしまい、勘違いなどが起こりやすいです。

チームを作る際は、各部署の人が一人くらいは入っていると、トラブルに関する情報がスムーズに各部署にいき渡ります。

テレワークの最大の特徴の一つは、場所や距離などの物理的な制約から開放されている点です。
だれがどのチームに所属していても物理的な問題はないので、その特徴を生かしましょう。
例：人事部に属しつつ、テレワーク管理部に所属等

試験的にテレワークを導入しよう

テレワークを管理する部署ができたら、実際テレワークを導入してみましょう。


ただ注意すべきなのはテレワークをいきなり本格的に始めるのではなく、一部試験的に始めたほうがリスクも小さくいいでしょう。

どんなに計画を練っても実際の現場で発生するトラブルは予測ができないものです、計画をある程度たてて、チームができたら試験的に初めて見て、どういうトラブルが発生するか見てみましょう。

その際は、期間を3か月‐4か月ほど設けて、数字で計れる評価と、計れる評価に分けて実際に起こった問題点や解決方法をまとめましょう。

数字で計れる（量的）評価とは？
移動コストの削減率：営業、出張、通勤
オフィスでかかるコストの削減率：紙代、賃貸料、電気代、
お問い合わせの数：集客率、成約率、お問い合わせの数や処理速度


データ処理、伝票整理、報告書の数など、数字で表しやすい評価。

結果が向上したか、悪化したか確認する。

数字で計れない（質的）評価とは？
リモートでの会議等のコミュニケーションのやりやすさ、顧客満足度、自律性、モチベーション、家庭環境、会社への満足度など数字で表しにくいものの評価等

数字で計れる評価はそこまで集計に困りませんが、数字で測れない評価はアンケートやインタビューなどを通じて集計しましょう。

集計の結果、実はテレワークはしないほうが良いとなるかもしれません。
そうなったとしても、あくまでも試験的に導入なのでまだ社員からの反感は少ないでしょう。

テレワーク業務の改善を行おう。

数字で計れる（量的）評価と数字で計れない（質的）評価が終われば、問題点をまとめてその解決方法のマニュアルを作りましょう。

このマニュアルが今後のテレワークを拡大させる鍵となります。

テレワークに変わった結果、データ処理速度が落ちたなど目で見える問題は対策しやすいかと思います。

例えば、在宅ワーク中の社員のインターネット環境が悪く、すぐ、リモートアクセスが切れてしまったり等です。
単に回線速度を改善すれば済む問題もあるので気づいたら細かく確認しましょう。

テレワークもPDCAで解決していく

テレワークとは言え普段業務で行っているPDCAを回すことが大切です。

PLAN：テレワークの目的をはっきりさせ、計画を立てる。
DO：試験的にテレワークを導入してみる。
CHECK：試験的に導入したテレワークを評価する
ACTION：テレワークの結果を評価し、改善案を考え、計画に練る

テレワークというと自分の目に見えないところで自動的に仕事が完了しているように見えるかもしれませんが、実際はその場にいない一人一人のスタッフとのコミュニケーションが大事な仕事です。

むしろ目に見えないのでスタッフが仕事を怠けている可能性もあるし、問題に直面していて仕事ができないなんてこともあり得ます。
人によっては自分から言い出せないこともあるので、その場にいないとしても密にコミュニケーションをteamsやslack等のツールを使用してこまめに話をしましょう

その際、起こっていた問題等はその場だけの問題とするのではなく、きちんとマニュアルなどで残しておけば、次起こった問題に対応できるでしょう。

終わりに
今回はテレワークの導入から、評価、改善まで記事にしましたがいかがでしたでしょうか。
漠然と描いていたテレワークへの道が少しは見えてきたのではないでしょうか。
とにかく最初の目的を明確にしましょう。
やることはオフィス以外の場所でインターネット技術を利用して行うといった単純なことです。
しかし、最初の目的がブレるとスタッフ全体の士気や、現場が混乱するでしょう。
まずやってみるで進める方が多いのですがここだけははっきり決めて、後は起こった問題を細かくマニュアル化していくことが大事です。