【テレワークで超便利】Googleスプレッドシートの使い方

世界的に有名な検索エンジンの会社「Google」が展開する「Googleスプレッドシート」はクラウド上で使用できる表計算ソフトです。

スマホやPCからインターネットに繋がってさえいればどこからでも操作ができます。

何よりGoogleスプレッドシートには強力な共有機能がついており、テレワーク中に離れ離れとなってしまった同僚と情報共有するのに優れたツールとなっています。

今回の記事では、Googleスプレッドシートの共有方法や、その他便利機能について紹介します。

■Googleスプレッドシートの使い方

GoogleスプレッドシートはGoogleアカウントを所有している方なら「無料」で使用できます。
まずGoogleアカウントへ登録してください。

Google アカウント取得後は、Googleのトップ画面右上にある自分のアカウントのアイコンの左のボタンを押して、スクロールで下に下がると「Sheets」があります。

そこをクリックしてください。

次に「新しいスプレッドシートを作成」の下にある「空白」と書かれたシートを選択すれば作成できます。

■Googleスプレッドシートの最大の特徴「共有機能」

Googleスプレッドシートの最大の特徴はその他の方と簡単に共有できる点です。

テレワークでばらばらになってしまったスタッフ同士で共同で運用することができます。

〇もっとも簡単な共有方法

スプレッドシートに入ったら右側にある「共有」ボタンを押します。

まだスプレッドシートに名前を付けていない方はこの段階で名前を付けられます。
スキップもできます。

共有を実現する最も簡単な方法はリンクを知っている人が全員入れるようにすることです。

下記の「リンクの取得」をクリックしてください。


クリックを押した後は、自動でリンクが生成されます。
その後、「制限付き」となっているところを「リンクを知っている全員」に変更してください。

また、スプレッドシート参加者に渡せる権限も変更できます。
権限は「閲覧者」、「閲覧者（コメント付き）」、「編集者」の3種類あります。




後は「リンクをコピー」を押してチャットワークやSlack等のコミュニケーションツールで共有すれば社員同士で運用できます。

特にチャットワークでは右側に便利な概要欄という枠があります。
チャットワークでテレワークのメンバー用のグループチャットを用意して、その概要欄にGoogleスプレッドシートのリンクを貼るとスムーズにスプレッドシートを共有できます。
チャットワークの便利機能について以下の記事で紹介しております。是非参考にしてください。
リモートワークで使える「Chatwork」の便利機能とは？

〇「リンクを知っている全員」での共有はセキュリティ上リスクがある。

「リンクを知っている全員」で共有する場合、社員が辞めた後もリンクを知っているためにアクセスできてしまい、セキュリティ上好ましくありません。

そこで上のユーザーやグループを追加を通じて執筆者を編集者を追加できます。

〇メールアドレスで登録した編集者を削除するには？

メールアドレスで編集者権限を与えたアカウントを削除するにはスプレッドシートの「共有」から削除したいアカウントを選び、「削除」を選択しましょう。


これで本プロジェクトに関わらなくなったアカウントのアクセス権限が消滅します。

〇共有機能で何が便利なのか？

どんな仕事であれ、リストを作成して複数人で共有することはよくあります。
例えば見込み客のリストなどです。
Excelとメールを使って共有する場合、リストを更新したらいちいち全返信で全員に変更した点を伝え、そのリストをダウンロードしてもらうといった手間があまりにかかります。

更新されたことに気づいていない同僚がいれば、情報に食い違いが起こることもあるでしょう。
テレワークでは目の前に同僚がいないので、勘違いや情報共有のミスなど起こりがちです。

Google Spread Sheetであれば、同時進行に更新されるため情報が食い違うことははありません。
いちいちダウンロードして変更点を確認することも必要もありません。

■あまり知られていないGoogleスプレッドシートの便利機能

GoogleスプレッドシートはExcelのように関数を扱えるのは周知の事実なのですが、Googleスプレッドシート特有の便利機能がいくつかあります。

〇Google Translateを埋め込める

海外とのやり取りがあるテレワークでは、日本語を英語にまたはその逆に翻訳することが多いですよね。いちいちGoogle翻訳を開いて翻訳を掛けるのが面倒になることがあります。

GoogleスプレッドシートにはGoogleの翻訳サービスであるGoogle Translateを埋め込めます。
これによりGoogle Translateをいちいち開く手間を省けます。

ステップ
①翻訳結果を出したいセルを選ぶ
②指定したセルに=GOOGLETRANSLATE()と打つ
③（）の中には翻訳したい内容が書かれたセル、ソース言語、ターゲット言語を入れます。またそれぞれ「,」で区切ってください。

選べる言語はもちろん日本語以外にもあります。
下記に主要言語のコードを載せておきます。コードは小文字でなければエラーを出すので注意が必要です。

言語:言語コード
英語:en
日本語:ja
中国語:zh
スペイン語:es
フランス語:fr

〇IMAGE関数で画像をセルに埋め込める

Googleスプレッドシートはブラウザ上で動くので、インターネット上のURLをセルで表示できます。

やり方は簡単で、指定のセルで以下のコマンドを打ち、””の中に画像URLを貼るだけです。

=IMAGE(“”)

営業用のレストランやカフェのリストを作るとき等で利用されてはどうでしょうか。　

〇IMPORTRANGE関数で他のスプレッドシートの内容を持ってくる

スプレッドシートが増えてくると、他のスプレッドシートの内容を使って書くときが出てきます。
いちいちコピペをしてもいいのですが、一つのスプレッドシートを更新すれば他のスプレッドシートも更新されると便利です。

そこで使えるのがIMPORTRANGE関数です。
使用方法は指定のセルで以下の形式で打ち込めば実現できます。

=IMPORTRANGE("スプレッドシートのURL”,”[シート名!]範囲")


備考：Googleスプレッドシートの関数を使う上でヒントとしては、セル上で使いたい関数を=関数名(まで打てば使い方を自動的に教えてくれます。

終わりに

今回はテレワークで役立つGoogleスプレッドシートの使い方について記事にしましたが如何でしたでしょうか。
無料でこれだけ便利なツールもなかなか無いかと思います。
複数人で同時進行で運用できるので、自分ひとりではできないような仕事もこなせます。
是非これを機会に使ってみてください。